بسم الله الرحمن الرحيم
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
حبيت اقدم معلومات عن اهم برامج قواعد البيانات وحاولت ان اقدم الموضوع علي شكل اسئلة ليكون الموضوع غير ملل وليكون مبسط وسهل وكالعاده ح اطلب منك تعمل لي ولنفسك كبايتن شاي للتركيز اكتر
نبدأ علي بركة الله : وعلي فكرة الموضوع طويل بس مهم جدا ومفيد ،،،،
[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]1. ما هو آكسس ( Access ) ؟
برنامج إدارة قواعد بيانات قوي ومصمم بحيث يمكن إستخدامه بسهولة .
ما هي قاعدة البيانات ؟
ملف واحد يتضمن عدة كائنات Access تتعامل معها بشكل منتظم ( جداول ، استعلامات ، نماذج ، تقارير ، وحدات ماكرو ، وحدات نمطية ) .
ما هو الجدول ؟
يتم فيه حفظ البيانات ، وهو مرتب وفق تنسيق سطر وعمود حيث يحتوي كل عمود( حقل ) نوعاً محدداً من البيانات مثل " رقم الموظف " ، " اسم الموظف " وكل سطر ( سجل ) يتضمن كل المعلومات التابعة لقيمة مدخلة واحدة مثل المعلومات الخاصة بموظف معين ، مثل " رقم الموظف " ، " اسم الموظف " ، " المرتبة " ، " العنوان " ، " المدينة " .
ما هو الاستعلام ؟
يتم من خلاله طرح الآسئلة حول البيانات في قاعدة البيانات ، ويمكن من خلال الآستعلام تصفية ودمج البيانات من عدة جداول في قاعدة البيانات ، حيث يمكن أن نقوم بتصميم إستعلام يعرض معلومات الموظفين الذي مضى على خدمتهم أكثر من عشر سنوات فقط دون غيرهم .
ما هو النموذج ؟
واجهه يتم من خلالها عرض أو إضافة البيانات من الجداول او الاستعلامات الموجودة في قاعدة البيانات .
ما هو التقرير ؟
يستخدم لعرض البيانات ومن ثم طباعتها ، ولا يمكن إستخدامه لإدخال البيانات .
ما هي الصفحات ؟
تعتبر نماذج من نوع خاص تسمح بعرض وتحرير الجداول أو الإستعلامات بإستخدام المتصفح الخاص بالشبكة .
ما هي وحدات الماكرو ؟
تستخدم من اجل تبسيط العمل في Access وهي سلسلة من الإجراءات التي يمكن القيام بها دفعة واحدة .
ما هي الوحدات النمطية ؟
تكتب بلغة فيجوال بيسك للتطبيقات يمكن عن طريقها كتابة شفرة برنامج يقوم بإنجاز سلسلة من المهام الخاصة والتي لا يمكن إنجازها لو إستخدمنا وحدات الماكرو .
كيف أقوم بإصلاح ملفات Access المعطوبة ؟
إذا كنت تعلم أي ملفـــــــــــــــــــات البرنامج هو المعطوب يمكنك حذفه ثم تشغيل برنامج الإعداد وإختيار " ( Add or Remove Features ) " لتتم إضافة نسخة صحيحة من الملف .
أما إذا لم تكن تعلم أي ملفــــــــــات البرنامج هو المعطوب قم بتشغيل برنامج الإعداد ( Setup ) ثم إختر ( Remove Office ) ثم أعد تثبيت Access بإستخدام برنامج الإعداد ثانية .
ماهو الحجم الأقصى لقاعدة البيانات ؟
الحد الأقصى لقاعدة البيانات في آكسس نظرياً هو ( واحد قيقا بايت ) ولكن مع توفر إمكانية ربط الجداول مع قاعدة بيانات أخرى أو مع جداول محفوظة كملفات خارجية ، ستكون كمية البيانات التي يمكن حفظها غير محدودة إلا بحجم القرص الصلب .
فيما يلي الخطوات الأساسية لتصميم أي قاعدة بيانات:
1 تحديد الغرض من قاعدة البيانات.
2 تحديد الجداول التي تحتاج إليها في قاعدة البيانات.
3 تحديد الحقول التي تحتاج إليها في الجداول.
4 تعريف الحقول بواسطة قيم فريدة.
5 تحديد العلاقات بين الجداول.
6 تحسين التصميم.
7 إضافة بيانات وإنشاء كائنات قاعدة بيانات أخرى.
1 تحديد الغرض من قاعدة البيانات وكيفية استخدامها وهذا يشمل التالي:
- الإلمام بالمعلومات التي تريد الحصول عليها من قاعدة البيانات .
- تحديد المواضيع التي تحتاج إلى تخزين معلومات عنها بالجداول ، والحقائق التي تحتاج إلى تخزينها حول كل موضوع ( الحقول في الجداول) .
- تكلم مع من تتوقع أنه سوف يستخدم قاعدة البيانات .
- أمعن التفكير في الأسئلة التي تريد أن تجيب عنها قاعدة البيانات.
- خطط أوصافاً للتقارير المطلوب إخراجها .
- أجمع النماذج الورقية المستخدمة حالياً لتسجيل البيانات لأنها ستفيدك عند إنشاء شاشات النظام .
- دراسة قواعد البيانات ذات التصميم الجيد والمشابهة لتلك التي ستقوم بتصميمها .
2 تحديد الجداول التي تحتاج إليها:
قد يكون تحديد الجداول أكثر الخطوات خداعاً في عملية تصميم قاعدة البيانات، ويرجع السبب في ذلك إلى أن النتائج التي تريد الحصول عليها من قاعدة البيانات، من أمثلة التقارير المراد طباعتها والنماذج المراد استخدامها والأسئلة المراد الإجابة عليها، لا توفّر بالضرورة معلومات إرشادية حول هياكل الجداول التي تخرجها!! لست بحاجة إلى تصميم الجداول باستعمال Microsoft Access ، بل قد يكون من الأفضل تخطيط أوصاف التصميم ومراجعته على الورق أولاً. عند تصميم الجداول، عليك بتقسيم المعلومات، وذلك من خلال تذكر مبادئ التصميم الأساسية الآتية:
- لا يجب أن يتضمن الجدول معلومات مكررة .
- لا يجب تكرار المعلومات بين الجداول ، حيث أنه عند تخزين كل معلومة في جدول واحد فقط، يتم تحديث هذه المعلومة في مكان واحد، مما يزيد من كفاءة العمل ويقضي على احتمال الإدخال المكرر الذي يتضمن معلومات مختلفة. فقد ترغب على سبيل المثال بتخزين عنوان العميل ورقم هاتفه مرة واحدة، وفي جدول واحد.
- يجب أن يتضمن كل جدول معلومات عن موضوع واحد، أي عند احتواء كل جدول على حقائق عن موضوع واحد، يمكنك الاحتفاظ بمعلومات حول كل موضوع على حدة بعيداً عن المواضيع الأخرى ، على سبيل المثال، تخزَّن عناوين العملاء في جدول مختلف عن طلبات العملاء، حتى تتمكن من حذف إحدى الطلبات مع الاحتفاظ بمعلومات العميل .
3 تحديد الحقول التي تحتاج إليها:
- يجب أن يتضمن كل جدول معلومات حول نفس الموضوع، ويتضمن كل حقل في الجدول حقائق فريدة عن موضوع هذا الجدول. على سبيل المثال، يتضمن جدول العميل الحقول الآتية: اسم الشركة، العنوان، المدينة، ورقم الهاتف، حيث تلاحظ أن جدول العملاء يتكون من حقول تخص العملاء فقط .
- عند تخطيط أوصاف الحقول لكل جدول، تذكر التلميحات الآتية: " قم بربط كل حقل بموضوع الجدول مباشرة " " لا تضع في الحقول بيانات مشتقة أو محسوبة ( بيانات ناتجة عن عملية حسابية ) " . " قم بتضمين كافة المعلومات التي تريدها " " قم بتخزين المعلومات بأشكالها المنطقية المبسطة " (على سبيل المثال، "الاسم الأول" و"الاسم الأخير"، أفضل من "الاسم").
4 تعريف الحقول بواسطة قيم فريدة:
- حتى يتمكن Microsoft Access من ربط المعلومات المخزَّنة في جداول منفصلة، كربط عميل بجميع الطلبات الخاصة به .
- يجب أن يتضمن كل جدول في قاعدة البيانات حقل (أو مجموعة من الحقول) يُعرّف كل سجل في الجدول بشكل فريد، ويسمى هذا الحقل (أو مجموعة الحقول) مفتاحاً أساسياً .
5 تحديد العلاقات بين الجداول:
بعد تقسيم المعلومات إلى جداول وتعريف حقول المفاتيح الأساسية، ستحتاج إلى طريقة لإبلاغ Microsoft Access بكيفية إحضار المعلومات المرتبطة معاً مرة أخرى بطرق ذات معنى. ولعمل ذلك، عليك بتعريف العلاقات بين الجداول.
6 تحسين التصميم:
بعد تصميم احتياجاتك من الجداول والحقول والعلاقات، يحين الوقت لدراسة التصميم واكتشاف أي خلل لا يزال موجوداً، فمن الأسهل تغيير تصميم قاعدة البيانات الآن عنه بعد تعبئة الجداول بالبيانات. استخدم Microsoft Access لإنشاء الجداول، وتحديد العلاقات بينها، وأدخل بعض سجلات البيانات في كل جدول. اختبر إمكانية استخدام قاعدة البيانات في الحصول على ما تريد من إجابات. أنشئ مسودات تجريبية للنماذج والتقارير واختبر إظهارها للمعلومات كما كنت تتوقع. ابحث عن التكرار غير الضروري للبيانات واستبعده.
7 إدخال بيانات وإنشاء كائنات قواعد بيانات أخرى:
عندما تطمئن إلى أن هياكل الجداول تحقق أهداف التصميم المشروحة هنا، يحين وقت الشروع في إضافة كافة بياناتك إلى الجداول. ويمكنك عندئذ إنشاء ما تريد من استعلامات ، نماذج ، تقارير ، وحدات ماكرو ، و وحدات نمطية.
تصميم قاعدة البيانات وتصميم الجدول .
سنقوم إن شاء الله بتصميم قاعدة بيانات تخص الاعضاء بالموسوعة العربية للكمبيوتر والانترنت ، والغرض منها معرفة عدد أعضاء الموسوعة من كل دولة عربية . ويتطلب هذا ان نقوم بالتالي :
- إنشاء قاعدة البيانات ( تحمل الاسم : اعضاء الموسوعة ) التي ستحوي بداخلها الجداول والاستعلامات والنماذج والتقارير ..الخ .
- تصميم الجدول ( يحمل الاسم : بيانات الاعضاء ) وهو الذي يتم فيه تخزين البيانات وهو مكون من ثلاث حقول وهي على التوالي : ( حقل : الرقم ) - ( حقل : اسم العضو ) - ( وحقل : الدولة ) .
- إدخال البيانات بالجدول ( بيانات الاعضاء ) .
المرحلة الثانية : تصميم الاستعلامات التي تلخص لنا البيانات المدخلة .
- إنشاء إستعلامات ، تفيدنا في معرفة كم عدد الاعضاء من كل دولة .
المرحلة الثالثة : تصميم نماذج تحسن من شكل قاعدة البيانات .
- تصميم نموذج بشكل جميل يتم من خلاله إدخال البيانات إلى جدول " بيانات الاعضاء " ، بدل الطريقة التقليدية في إدخال البيانات عن طريق الجدول مباشرة .
- تصميم نموذج بتم من خلاله إستعراض نتائج الإستعلام والتي هي عبارة عن معرفة كم عضو من كل دولة ، وهذا بدل الاطلاع عليها من خلال الاستعلام والذي غالباً يكون من ناحية الشكل غير لائق .
المرحلة الرابعة : تصميم تقرير يمكنا من طباعة بيانات اعضاء الموسوعة على الورق .
- تصميم تقرير يكون ناتجه طباعة بيانات اعضاء الموسوعة وهي ( الرقم - اسم العضو - الدولة )
- تصميم تقرير يكون ناتجه طباعة إجمالي عدد الاعضاء من كل دولة .
خطوات انشاء قاعدة البيانات ( اعضاء الموسوعة ) و خطوات تصميم جدول ( بيانات الاعضاء ) :
1 انقر على زر إبدأ ثم أنقر على برامج .
2 من البرامج إنقر على مايكروسوفت آكسس .
3 عندها تظهر لك شاشة الحوار " إنشاء قاعدة بيانات جديد بإستخدام " ، أختر منها " قاعدة بيانات Access فارغة " ثم أنقر موافق .
4 تظهر لك شاشة الحوار " ملف قاعدة بيانات جديدة " والتي من خلالها نقوم تسمية وإنشاء ملف قاعدة البيانات حيث نضع إسماً وصفيــــــــــــــا لقاعدة البيانات يعبر عن الغرض منها ويتم ذلك في خانة " اسم الملف " ، لذلك قم بتسمية ملف قاعـــــــدة البيانات " اعضاء الموسوعة " ثم أنقر موافق .
5 إتجه إلى اليمين وانقر على كائنات وحدد " جداول " ثم انقر على جديد بشريط الأدوات .
6 تظهر لك شاشة حوار " جدول جديد " حدد منها طريقة عرض التصميم ثم انقر موافق .
7 تظهر لك شاشة تصميم حقول الجدول حيث ستلاحظ وجود ثلاث أعمدة بالعناوين التالية : اسم الحقل - نوع البيانات - الوصف .
8 سنحتاج نحن هنا ( حسب الغرض من قاعدة البيانات الذي وضحناه في المقدمة ) إلى إنشاء ثلاثة حقول وهي : الرقم - اسم العضو - الدولة .
9 نضع مؤشر الكتابة تحت العمود اسم الحقل بالصف الأول ونكتب " الرقم " ثم ننتقل إلى العمود الثاني ونحدد نوع البيانات المدخلة في هذا الحقل من القائمة بـ " ترقيم تلقائي " ، بالنسبة للعمود الثالث ليس ضرورياً ان نكتب فيه شيء إلا إذا أردت ان تكتب وصفاً لنفسك يذكرك بالغرض من إنشائك لهذا الحقل أو في حال أردت ان يطلع أحد على قاعدة البيانات فتضع له وصفاً يسهل عليه فهم قاعدة البيانات .
10 ننتقل إلى الصف الثاني وبالتحديد تحت العمود الأول ( اسم الحقل ) ونكتب اسم الحقل الثاني والذي هو " اسم العضو " ثم ننتقل إلى العمود الثاني ونحدد نوع البيانات المدخلة في هذا الحقل بـ " نص " ، ولاحظ عند إنشائك لأي حقل يمكنك تحديد خصائص له تميزه عن غيره وهي موجودة بأسقل الشاشة حيث يمكنك الانتقال لها عن طريق الضغط على مفتاح " F6 " او النقر بزر الماوس الأيسر بالأسفل كي تتمكن من تعديل خصائص الحقل حسب الغرض منه ، انظر الخطوة رقم 13 .
11 ننتقل إلى الصف الثالث وبالتحديد تحت العمود الأول ( اسم الحقل ) ونكتب اسم الحقل الثالث والذي هو " الدولة " ثم ننتقل إلى العمود الثاني ونحدد نوع البيانات المدخلة في هذا الحقل بـ " نص " .
12 وبهذا نكون قد قمنا بإنشاء الحقول التي نحتاجها في قاعدة البيانات " أعضاء الموسوعة " .
13 بقي علينا ان نقوم بتغيير خاصية لحقل " اسم العضو " حتى نضمن عدم تكرار إدخال اسم العضو ، وهذه الخاصية هي ( مفهرس ) ونجعلها نعم ( بدون تكرار ) . ويتم ذلك عن طريق النقر على مفتاح " F6 " ثم وضع المؤشر امام هذه الخاصية ونختار من القائمة نعم ( بدون تكرار ) . 14 والان يجب علينا حفظ الجدول وتحديد اسم له ويتم ذلك عن طريق قائمة ملف ثم نختار حفظ ، عندها يظهر لنا مربع حوار الحفظ ونقوم بتسمية الجدول " بيانات الاعضاء " ثم ننقر موافق . 15 ستظهر لك شاشة تحتوي على تنبيه بضرورة ان يكون هناك مفتاح اساسي ( ليس هناك حاجة حالياً لإنشاء مفتاح اساسي ) ، انقر على " لا " . 16 افتح قائمة ملف واختر منها إغلاق . إدخال البيانات بالجدول :
وبهذا نكون قد إنتهينا من إنشاء قاعدة البيانات و تصميم الجدول الذي نحتاجه لتخزين البيانات وحفظها .
واتمني لكم التوفيق ولا تنسوني من صالح دعاءكم اخوكم عمر
موضوع: معلومات عن برنامج Microsoft Access 
